Недавно мы говорили об эффективной e-mail рассылке, теперь давайте обсудим, то, как настоящие профессионалы ведут переписку.
Вот несколько личных правил председателя совета директоров Google, бывший CEO компании, Эрика Шмидта, помогающие ему вести переписку.
1. Отвечать быстро.
На одних людей можно надеяться: они быстро отвечают на письма. А другие — нет. Стремитесь быть одним из первых. Большинство самых блестящих — и самых занятых — профессионалов быстро реагируют на письма, причем на любые письма, а не только от нескольких избранных. Это задает позитивную обратную связь: ваши партнеры будут более охотно подключать вас к важным дискуссиям и решениям. Ответы могут быть короткими. Наш любимый — «ясно». И когда вы уверены в своей способности отвечать быстро, вы можете также рассказать людям, что именно означает отсутствие ответа. В нашем случае это обычно «ясно, продолжайте». А вот у большинства людей отсутствие ответа означает: «У меня полно всего, и я не знаю, когда я доберусь до вашего письма (доберусь ли вообще?), так что если вам нужна обратная связь, поболтайтесь еще в этой пустоте. И еще вы мне не нравитесь».
2. В email важно каждое слово, а бессмысленная проза не нужна. Выражайтесь четко, ясно обозначайте проблемы. Это требует обычно больше времени. Приходится написать черновик, затем пройтись по нему и удалить все лишние слова. Покойный Элмор Леонард так ответил на вопрос о причинах его писательского успеха: «Я вычеркиваю моменты, которые люди пропускают». В большинстве писем полно моментов, которые люди пропускают.
3. Постоянно очищайте папку «Входящие». Сколько времени вы проводите, разглядывая свой ящик и пытаясь понять, на какое письмо ответить сначала? Сколько времени вы проводите, открывая и читая письма, которые вы уже читали, но на которые не стали сразу отвечать? Все это время уходит впустую.
Когда вы открываете новое письмо, есть несколько вариантов: прочесть немного и понять, что читать дальше не стоит; прочесть и сразу отреагировать; прочесть и отреагировать позже; прочесть позже. Сразу сделайте выбор, но лучше из двух первых вариантов. Если вы прочли письмо и знаете, что надо сделать, сразу сделайте это. Иначе вы обрекаете себя на перечитывание.
Если вы делаете все это правильно, ваш почтовый ящик превращается в список самых сложных вопросов, тем, которые требуют размышления (помечайте их «к исполнению» или звездочкой), плюс немного несрочных писем на прочтение потом). Чтобы все письма не переплывали в папку «к исполнению», нужно каждый день расправляться со всем, что попадает туда. Это хорошее занятие на вечер. Надо стараться свести список к нулю или, по крайней мере, не более чем до пяти пунктов.
4. Сначала читайте последние письма. Порой о чем-то более старом позаботится кто-то еще.
5. Помните, вы — маршрутизатор. Получив письмо с полезной информацией, подумайте, кому еще она может быть полезна. В конце дня мысленно пробегитесь по полученным письмам и спросите себя: «Что мне следовало бы переслать кому-то?»
6. Осторожнее со скрытыми копиями! Обычно это означает, что вы пытаетесь что-то скрыть, а это вредно. Ставьте человека в копию явно или не ставьте вовсе. Единственный случай, когда это может пригодиться — если вы кого-то удаляете из переписки. Нажимая «ответить всем» в длинной переписке, перенесите людей, которым это больше не важно, в поле bcc, и обозначьте это прямо в тексте письма. Им будет приятно.
7. Не кричите. Если чувствуете нужду покричать, сделайте это лично. В электронном виде это СЛИШКОМ ПРОСТО.
8. Упростите себе отслеживание писем. Когда вы посылаете кому-то письмо с заданием, которое хотите отследить, поставьте себя в копию, а потом пометьте это письмо. Тогда будет легко найти и проверить дела, которые еще не сделаны. Просто перешлите изначальное письмо с вопросом: «Уже сделано?»
9. Помогите себе в будущем с поиском. Если вы получаете письмо, которое, возможно, надо будет вспомнить потом, перешлите его себе с несколькими ключевыми словами, описывающими его. Спросите себя: «Как я буду искать это письмо потом?» Это удобно не только для писем, но и для ценных документов. Джонатан сканирует семейные паспорта, водительские права и страховки и отправляет их себе письмом с ключевыми словами. Если во время поездки что-то из них потеряется, копию легко найти в почте.
Источник: http://lifehacker.ru/